Những điều bạn cần biết về một hệ thống POS bán lẻ

Điều hành một cửa hàng bán lẻ đòi hỏi một loạt các kỹ năng quản trị, quản lý và tiếp thị. Từ việc đảm bảo có đủ hàng tồn kho đến việc tổng hợp các báo cáo bán hàng hàng tháng, những kỹ năng này là cần thiết để cửa hàng của bạn hoạt động trơn tru. Nhưng kỹ năng thôi là chưa đủ, bạn cần một thứ gọi là hệ thống POS.

Việc có một hệ thống điểm bán hàng (POS) hiệu quả có thể đi một chặng đường dài trong việc đảm bảo rằng tất cả các hoạt động của bạn đang hoạt động đồng bộ và các nhà bán lẻ dành thời gian và nguồn lực để triển khai một hệ thống như vậy trước khi họ cần sẽ gặt hái được nhiều lợi ích. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ các mẹo về những gì bạn phải có trong một hệ thống POS và cách chọn tùy chọn tốt nhất cho cửa hàng bán lẻ hoặc nhà hàng của bạn.

Tất tần tật về hệ thống POS bán lẻ – Phần cứng, phần mềm và chức năng

Hệ thống POS là gì?

Hệ thống POS (hay còn gọi là hệ thống điểm bán hàng)  là nơi khách hàng của bạn thanh toán cho các sản phẩm hoặc dịch vụ tại cửa hàng của bạn. Nói một cách đơn giản, mỗi khi khách hàng mua hàng, họ đang hoàn tất một giao dịch tại điểm bán hàng.

Nó đóng vai trò là thành phần trung tâm cho doanh nghiệp của bạn; đó là trung tâm nơi mọi thứ — như bán hàng, quản lý hàng tồn kho, xử lý thanh toán và quản lý khách hàng — kết hợp với nhau.

Tại sao hệ thống POS bán lẻ lại hữu ích?

Sử dụng hệ thống POS bán lẻ tác động tích cực đến hoạt động kinh doanh của bạn

Hệ thống điểm bán hàng cho phép bạn kiểm soát tốt hơn hoạt động kinh doanh của mình. Với hệ thống POS, bạn biết chính xác những sản phẩm bạn đã bán trên cơ sở hàng ngày hoặc hàng tháng, có bao nhiêu sản phẩm trong kho hoặc bạn đã kiếm được bao nhiêu tiền.

Nó cho phép thực hiện tư duy phân tích và lập kế hoạch tốt hơn

Ví dụ: hệ thống POS giúp bạn theo dõi hàng tồn kho dễ dàng hơn, nhận thấy và phân tích các chuyển động và xu hướng trong quy trình bán hàng, phân tích báo cáo bán hàng và các dữ liệu khác để dự đoán chính xác hơn xu hướng trong tương lai và các yêu cầu của công ty bạn.

Nó làm tăng hiệu quả kinh doanh của bạn

Hệ thống POS bán lẻ giúp việc quản lý thủ tục giấy tờ của công ty bạn tiết kiệm thời gian hơn. Quản lý hóa đơn và đơn đặt hàng, số liệu bán hàng hoặc báo cáo được thực hiện rất thuận tiện. Bên cạnh môi trường văn phòng hệ thống POS bán lẻ cũng làm tăng hiệu quả của môi trường bán hàng hàng ngày nhờ các tính năng POS khác nhau như máy quét mã vạch hoặc thiết bị đầu cuối thẻ tín dụng.

Nó giúp bạn thực hiện giao tiếp với khách hàng cá nhân hiệu quả hơn

Là một hệ thống POS giúp bạn dễ dàng thu thập các chi tiết liên hệ của những khách hàng tốt nhất của bạn vào cùng thời điểm họ hoàn tất giao dịch mua. Thông tin này có giá trị để tạo ra các đề nghị cá nhân và phát triển giao tiếp với khách hàng cá nhân.

Qua đó với hệ thống POS, bạn có thể tiết kiệm tiền và tăng lợi nhuận của mình và ngoài ra, hệ thống POS giúp bạn đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

Trên thực tế - theo một cuộc khảo sát ở Mỹ vào mùa thu năm ngoái, hầu hết một phần tư các nhà lãnh đạo doanh nghiệp mà chúng tôi khảo sát (23%) đang ưu tiên cơ sở hạ tầng điểm bán hàng của họ (nâng cấp hệ thống hiện có hoặc đầu tư vào hệ thống POS mới ) nhiều hơn trong thời kì dịch bện. Thêm vào đó, 43% đang duy trì mức độ ưu tiên hệ thống POS trước đại dịch. Nói cách khác, ngay cả trong thời kỳ đại dịch toàn cầu, 2/3 các nhà bán lẻ không sẵn sàng hoặc không thể tước bỏ công nghệ POS của họ.

Giờ bạn đã hiểu được tầm quan trọng của hệ thống POS bán hàng rồi phải không? Vậy một hệ thống như thế có các loại hình nào và nó bao gồm những gì?

Một hệ thống POS bao gồm những gì?

Mọi hệ thống điểm bán hàng đều bao gồm các thành phần phần mềm và phần cứng giúp điều hành các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp bạn dễ dàng hơn và nhanh hơn. Điều quan trọng là phải hiểu các tùy chọn phần mềm POS có những tùy chọn nào và mỗi tùy chọn phải cung cấp những gì.

Phần mềm của hệ thống POS

Có 2 kiểu phần mềm hệ thống, là POS đám mây và POS tại điểm bán hàng. Bảng dưới đây là một số điểm khác biệt giữa thiết bị POS tại chỗ (hoặc đã lắp đặt) và hệ thống POS bán lẻ dựa trên đám mây (hoặc giải pháp POS được lưu trữ):

POS Tại Chỗ	POS Đám Mây
Người dùng mua một hoặc nhiều license và cài đặt phần mềm lên các thiết bị tại nơi bán	Người dùng có thể truy cập phần mềm trên mọi thiết bị qua mạng internet
Người dùng phải tự cập nhật phần mềm mới	Bản cập nhận được đẩy xuống các thiết bị qua mạng internet
Cần nhân viên IT cho các doanh nghiệp quy mô lớn	Chỉ cần 1 đến 2 người để quản lý hệ thống POS (không nhất thiết phải là IT)
Yêu cầu giá thành trả trước cao	Hầu như giá thành trả trước khá thấp

Ví dụ, một chủ cửa hàng kinh doanh tiết kiệm nhỏ có một máy tính tiền có thể là một ứng cử viên sáng giá cho hệ thống điểm bán hàng tại chỗ. Nhà bán lẻ sẽ mua, cài đặt và lưu trữ phần mềm trên hệ thống máy tính của riêng họ và cập nhật phần mềm đó khi cần thiết.

Mặt khác, một nhà hàng có nhiều địa điểm và nhiều điểm bán hàng có thể sẽ được hưởng lợi nhiều hơn từ hệ thống POS bán lẻ dựa trên đám mây với xử lý thanh toán tập trung, quản lý hàng tồn kho, chương trình khách hàng thân thiết, v.v.

Thiết bị phần cứng của hệ thống POS

Đây là các thành phần vật lý phổ biến cần thiết để thiết lập và chạy POS của bạn.

• Màn hình hoặc máy tính bảng (Display Unit): Hiển thị cơ sở dữ liệu sản phẩm và bật các chức năng khác, chẳng hạn như theo dõi nhân viên và xem báo cáo bán hàng. Máy tính bảng — đặc biệt là iPad — được ưa chuộng để thay thế màn hình cồng kềnh hơn.
• Máy quét mã vạch (POS barcode scanner): Tự động hóa quy trình thanh toán. Quét mã vạch kéo thông tin sản phẩm và thêm thông tin đó vào tổng số thanh toán. Máy quét mã vạch cũng có thể tích hợp với hệ thống quản lý hàng tồn kho để tự động điều chỉnh mức tồn kho.
• Đầu đọc thẻ (Card Reader): Kể từ khi tiêu chuẩn thanh toán EMV ra đời vào năm 2015, các đầu đọc thẻ tín dụng an toàn và tuân thủ EMV là điều bắt buộc phải có. Các nhà bán lẻ không tuân thủ phải đối mặt với thiệt hại lớn có thể xảy ra do trách nhiệm gian lận.
• Máy in hóa đơn (Receipt Printer): Biên lai qua email và văn bản có thể đang trở nên phổ biến, nhưng biên lai bằng giấy vẫn cần thiết để cung cấp cho khách hàng ảnh chụp nhanh về việc mua hàng hoặc trả hàng của họ.
• Ngăn kéo đựng tiền (Cash Register): Nó có thể mất dần đi trong nhiều năm tới, nhưng tiền mặt vẫn là vua. Cho đến lúc đó, bạn sẽ cần một nơi an toàn để lưu trữ tiền mặt cho các giao dịch. Một lợi ích khác của tiền mặt: không có phí thẻ tín dụng liên quan.

Những thứ bạn cần tìm khi mua một hệ thống POS

Nhiều công việc trong một cửa hàng bán lẻ có thể quá tẻ nhạt và cạn kiệt nguồn lực. Với hệ thống POS phù hợp, các nhà bán lẻ có khả năng đơn giản hóa các hoạt động kinh doanh quan trọng hàng ngày với mức độ thành thạo hơn. Dưới đây là một số tính năng chính mà các nhà bán lẻ và nhà hàng nên tìm kiếm khi lựa chọn hệ thống POS bán lẻ:

Báo cáo bán hàng

Nhìn bề ngoài, hầu hết các hệ thống POS đều cho phép bạn xem doanh số bán hàng của mình. Sự khác biệt nằm ở cách những con số đó được trình bày, mức độ dễ dàng truy cập dữ liệu và mức độ chi tiết bạn nhận được.

Lý tưởng nhất là hệ thống POS bán lẻ của bạn có thể:

• Tạo báo cáo bán hàng chi tiết (dựa trên sản phẩm, giờ, nhân viên, tổng giá vốn của các mặt hàng đã bán, tổng số tiền bán lẻ, lợi nhuận ròng, tỷ lệ phần trăm lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận gộp)
• Cung cấp ảnh chụp nhanh và biểu đồ về hiệu suất bán hàng của cửa hàng bạn

Quản lý hàng tồn kho

Một trong những chức năng quan trọng nhất của hệ thống POS, về bản chất, quản lý hàng tồn kho theo dõi tất cả các sản phẩm để bạn biết khi nào cần đặt hàng,  hoặc không đặt hàng các sản phẩm cụ thể.

Hệ thống POS của bạn sẽ cho phép bạn:

• Quét và đếm sản phẩm kỹ thuật số
• Quản lý kho của bạn bằng cách tạo các biến thể sản phẩm (kích thước, màu sắc)
• Xác định các phần hàng tồn kho bằng một số sê-ri duy nhất
• Theo dõi mức tồn kho trên nhiều địa điểm
• Cho phép đặt hàng liền mạch, chẳng hạn như tự động thiết lập đơn đặt hàng lại tùy chỉnh của những sản phẩm bán chạy nhất
• Hợp nhất các giao dịch mua và đơn đặt hàng trong một đơn hàng

Quản lý khách hàng

Xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng của bạn sẽ dẫn đến việc kinh doanh lặp lại. Một POS nên có quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để theo dõi tất cả dữ liệu khách hàng.

Hệ thống POS bán lẻ của bạn sẽ cung cấp cho bạn khả năng:

• Đính kèm một giao dịch / bán hàng với khách hàng
• Theo dõi lịch sử mua hàng của khách hàng
• Nắm bắt thông tin khách hàng như tên, tuổi, ngày sinh, số điện thoại và địa chỉ email
• Sử dụng tiếp thị qua email để giữ liên lạc với khách hàng
• Tạo một chương trình khách hàng thân thiết được tích hợp sẵn (các hệ thống nâng cao hơn sẽ có chương trình này)

Báo cáo và quản lý nhân viên

Hiệu suất của nhân viên có thể tạo nên hoặc phá vỡ sự thành công của cửa hàng của bạn. Có khả năng đặt mục tiêu bán hàng cũng như biết ai là người hoạt động tốt nhất và ai cần huấn luyện thêm sẽ giúp tăng doanh số bán hàng.

Hệ thống POS bán lẻ của bạn nên cung cấp cho bạn khả năng:

• Thêm nhân viên vào hệ thống của bạn
• Tạo và sửa đổi lịch trình cho nhân viên dựa trên hoạt động dự báo
• Gửi email lịch cho nhân viên
• Theo dõi số giờ làm việc hàng tuần và theo thời gian của nhân viên
• Phân tích xem những người hoạt động tốt nhất của bạn là ai

Bạn nên hỏi gì khi chọn mua một hệ thống POS bán lẻ?

Nếu bạn đang chọn mua hệ thống POS bán lẻ lần đầu tiên, hãy bắt đầu lập danh sách các tính năng bạn phải có và nói chuyện với các chủ doanh nghiệp khác đang hoạt động trong một không gian tương tự. Hỏi xem họ đang sử dụng hệ thống POS bán lẻ nào và họ thích hoặc không thích những gì về hệ thống đó.

Khi bạn bắt đầu nói chuyện với nhà cung cấp, hãy đảm bảo đặt những câu hỏi yêu cầu câu trả lời dứt khoát các vấn đề sau:

POS có thể tích hợp với phần mềm hiện có của tôi không?

Bạn có một trang web hoặc phần mềm kế toán? Chọn một nhà cung cấp POS tích hợp với thiết lập hiện có của bạn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Phần cứng POS có thể chấp nhận những phương thức thanh toán nào?

Kiểm tra kỹ xem giải pháp POS có thể chấp nhận thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ hỗ trợ chip hay không. Bạn cũng sẽ cần có thiết bị đầu cuối POS tuân thủ EMV.

Phần mềm thực sự có giá bao nhiêu?

Các hệ thống POS bán lẻ có thể có giá chỉ vài triệu mỗi tháng cho đến hàng chục triệu cho một giải pháp được thực hiện theo đơn đặt hàng. Bạn phải biêt rõ giá của từng phần mềm (và phần cứng) chi tiết để quyết định xem nên mua hệ thống nào.

Có những loại phí ẩn nào không?

Tìm hiểu xem có bất kỳ khoản phí ẩn nào liên quan đến việc xử lý thanh toán hay không. Chúng có thể ở dạng kích hoạt, tải xuống, chấm dứt sớm, hoàn lại tiền và phí giao dịch cho các thẻ ghi nợ / thẻ tín dụng khác nhau.

Phần cứng có độc quyền không?

Chọn nhà cung cấp phần mềm POS cung cấp phần cứng độc quyền có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian đồng thời cung cấp chức năng mượt mà hơn. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm cách tùy chỉnh thiết lập của mình, giải pháp độc quyền có thể bị hạn chế vì nó sẽ chỉ tương thích với thiết bị của cùng một công ty.

Giá thành một số hệ thống POS thường thấy

Tùy theo loại cửa hàng bạn mở mà chi phí hệ thống POS bán lẻ sẽ chênh lệch nhau. Đại để các hình thức bán lẻ thường thấy có giá như sau:

Hệ thống POS bán lẻ nhà hàng: POS nhà hàng có nhiều chi phí phát sinh vì mọi hoạt động từ sau nhà bếp đến phía trước nhà hàng. Giá của một hệ thống có thể lến đến hơn 50 triệu đồng. Chi tiết bạn có thể tham khảo thêm tại link này.

Tham khảo: Hệ thống bán hàng POS nhà hàng có giá bao nhiêu?

Quán cà phê: Quán cà phê cũng chia theo tỉ lệ quy mô của cửa hàng. Có thể chỉ đơn thuần là từ 10 – 12 triệu đồng, quy mô lớn có thể từ 40 triệu đồng. Bạn có thể xem xét giá các thiết bị liên quan tại bài dưới đây.

Tham khảo: Hệ thống bán hàng POS quán cafe có giá ra sao?

Hệ thống POS bán lẻ cho nhà thuốc: Nhà thuốc có các thiết bị liên quan có thể làm cho chi phí một nhà thuốc cho POS lên đến hơn 20 triệu đồng. Chi tiết bạn có thể xem trong bài viết này.

Tham khảo: Hệ thống bán hàng POS nhà thuốc tây cần bao nhiêu tiền?

Cửa hàng tạp hóa: Quy mô cửa hàng tạp hóa nhỏ thì giá thành hệ thống đơn thuần vào khoảng 15 đến 18 triệu. Quy mô lớn sẽ là trên 25 triệu. Chi tiết hơn bạn có thể tham khảo như sau:

Tham khảo: Hệ thống tính tiền POS cho cửa hàng tạp hóa như thế nào?

Cho dù bạn là một nhà bán lẻ nhỏ hay bạn điều hành một chuỗi nhà hàng, chúng tôi hy vọng rằng thông tin trong bài viết này đã giúp bạn chuẩn bị để làm cho hệ thống POS bán lẻ của mình hiệu quả và cập nhật nhất có thể. Nhưng đừng lo lắng, chúng tôi sẽ không để bạn tự làm một mình. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn thêm nhé!