Chi phí cho một hệ thống POS nhà hàng là bao nhiêu?

Lựa chọn hệ thống POS nhà hàng nào để đầu tư là một quyết định lớn, một quyết định bao gồm rất nhiều nghiên cứu và trình diễn với các nhà cung cấp khác nhau. Bạn cần xem xét phần mềm POS tốt nhất ngoài phần cứng POS. Và đó không phải là nhiệm vụ dễ dàng.

Đôi khi, ngay cả khi đã dành nhiều thời gian quý báu để tìm kiếm hệ thống tốt nhất có thể, các chủ nhà hàng cuối cùng vẫn mắc sai lầm khi chỉ dựa vào quyết định cuối cùng của họ về chi phí. Điều này thường khiến họ chọn đề xuất định giá ít tốn kém nhất. Thay vào đó, khi phân tích chi phí của hệ thống POS, điều quan trọng là phải tập trung vào cách các chi phí khác nhau sẽ chuyển thành giá trị cho doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn chưa biết hệ thống POS là gì, có thể tham khảo bài viết này.

Những yếu tố nào ảnh hưởng đến chi phí của hệ thống POS nhà hàng?

1. Hệ thống POS nhà hàng có nhiệm vụ gì?

Chức năng cơ bản của hệ thống điểm bán hàng nhà hàng là tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng đặt hàng và chấp nhận thanh toán. Tuy nhiên, với sự ra đời của công nghệ mới, các hệ thống POS ngày càng trở nên mạnh mẽ hơn về khả năng của chúng.

Cùng với việc gửi đơn đặt hàng từ khách hàng đến máy chủ đến nhà bếp, các hệ thống điểm bán hàng nhà hàng hiện đại thường cung cấp cho người dùng các tính năng sau:

• Phân tích & Báo cáo
• Theo dõi hàng tồn kho
• Quản lý thực đơn
• Quản lý nhân viên / lao động (đồng hồ thời gian, theo dõi giờ làm việc và theo dõi thu nhập)
• CRM (Quản lý quan hệ khách hàng)
• Quản lý Chương trình phần thưởng / Khách hàng thân thiết
• Đặt hàng và giao hàng trực tuyến
• Dịch vụ bên bàn và thanh toán

2. Giá thành cho hệ thống POS nhà hàng

Phạm vi chi phí cho hệ thống POS nhà hàng thường rơi vào khoảng 1,800,000đ - 3,415,000đ mỗi tháng cho phần mềm. Ngoài chi phí phần mềm hàng tháng, chi phí phần cứng là chi phí cố định một lần, bắt đầu từ 18,180,000đ.

• Phần cứng: Điều này bao gồm bộ định tuyến, thiết bị kiểm kho, ki-ốt, máy đọc mã vạch tính tiền, đầu đọc thẻ, hệ thống hiển thị nhà bếp, máy in và màn hình hướng ra khách.
• Phần mềm: Điều này bao gồm ngăn xếp công nghệ hoặc nền tảng với các tính năng như khả năng đặt hàng, xử lý thanh toán cũng như phân tích và báo cáo.
• Các tính năng bổ sung: Điều này bao gồm tích hợp phần mềm, chương trình thẻ quà tặng, đặt hàng và giao hàng trực tuyến, quản lý bảng lương / nhóm và lưu trữ chương trình khách hàng thân thiết / phần thưởng.

Có nhiều loại hệ thống và cấu trúc định giá khác nhau. Đắt hơn không phải lúc nào cũng có nghĩa là một hệ thống tốt hơn và ít tốn kém hơn không nhất thiết có nghĩa là giá trị tốt hơn.

Với mỗi hệ thống này đều có phần cứng và khả năng khác nhau của các hãng khác nhau, bao gồm phần cứng, phần mềm và các tính năng bổ sung. Do đó, bạn không thể so sánh báo giá từ các nhà cung cấp POS khác nhau.

2.1. Chi phí phần cứng (hardware)

Chi phí phần cứng POS khác nhau tùy thuộc vào loại hệ thống bạn đang tìm mua cho nhà hàng của mình. Hai loại hệ thống điểm bán hàng chính của nhà hàng là:

• Hệ thống dựa trên đám mây: Những hệ thống này còn được gọi là Hệ thống phần mềm như một dịch vụ (SaaS) hoặc hệ thống POS dựa trên nền tảng web, dựa trên đám mây. Các hệ thống này lưu trữ dữ liệu trên các máy chủ từ xa và cung cấp cho người dùng khả năng truy cập dữ liệu đã nói ở bất kỳ đâu họ có kết nối internet.
• Hệ thống kế thừa: Hệ thống kế thừa - đôi khi được gọi là hệ thống POS truyền thống - lưu trữ dữ liệu trên các máy chủ cục bộ (trong nhà hàng của bạn) và chạy trên một mạng nội bộ khép kín.

Dưới đây là một số mặt hàng phần cứng bạn có thể mong đợi với hệ thống điểm bán hàng:

a. Hệ thống mặt tiền

• Máy kiểm kho hàng hóa.
• Thùng hàng/hộp.
• Kệ đứng.
• Đầu thẻ tín dụng (Tuân theo EMV).
• Ngăn kéo tiền mặt.
• Máy in hóa đơn hàng.
• Màn hình hiển thị cho khách.

b. Sau nhà

• Máy in vé nhà bếp

c. Phần cứng kỹ thuật

• Bộ định tuyến (dành cho hệ thống dựa trên đám mây)
• Máy chủ (dành cho hệ thống kế thừa)
• Cáp
• Hệ thống máy bán hàng POS cầm tay.
• Kiosk
• Hệ thống hiển thị nhà bếp (KDS)

Các hệ thống POS kế thừa theo truyền thống có chi phí phần cứng lớn nhất, từ vài nghìn đến hàng chục nghìn đô.

Dưới đây là số tiền ước tính cho hệ thống POS nhà hàng:

• Khoảng 19 triệu đồng cho một thiết bị đầu cuối và đầu đọc thẻ tín dụng đi kèm
• Khoảng 32 triệu đồng cho mỗi gói thiết bị đầu cuối (thiết bị đầu cuối, hộp đựng, chân đế, đầu đọc thẻ tín dụng, máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền, hệ thống cáp)
• Khoảng 8 – 10 triệu cho mỗi máy in hóa đơn bổ sung / máy in vé nhà bếp
• Khoảng 9.5 triệu cho một bộ định tuyến
• Khoảng 13.5 triệu cho một hệ thống POS cầm tay có đầu đọc thẻ tín dụng. Nếu bạn đang đầu tư vào các hệ thống cầm tay, bạn sẽ có thêm chi phí phần cứng mạng. Các chi phí này có thể dao động trong khoảng từ 4 đến 16 triệu, tùy thuộc vào số lượng thiết bị cầm tay bạn đang mua và diện tích nhà hàng của bạn.
• Khoảng 22 – 30 triệu cho một hệ thống trưng bày trong bếp (KDS)

2.2. Phần mềm hệ thống POS nhà hàng

Phần mềm là một yếu tố khác biệt rất lớn khi nói đến việc mua một hệ thống điểm bán hàng của nhà hàng.

Trong một nhà hàng, cần phải có phần cứng POS bền và đáng tin cậy. Nhưng nếu phần mềm cung cấp năng lượng cho khái niệm của bạn không nhanh như chớp, chức năng mạnh mẽ và luôn cải tiến và cập nhật, thì nó không đáng để bạn bỏ tiền ra.

Các hệ thống POS dựa trên đám mây thường có phí phần mềm hàng tháng hoặc hàng năm và phí này khác nhau đáng kể giữa các nhà cung cấp. Khi bạn đang cố gắng đánh giá xem giá phần mềm sẽ chuyển thành giá trị như thế nào đối với nhà hàng của mình, bạn cần phải nhìn xa hơn giá niêm yết. Dưới đây là một số câu hỏi đáng xem xét và hỏi bất kỳ nhà cung cấp nào bạn đang đánh giá:

• Đăng ký phần mềm có bao gồm hỗ trợ qua điện thoại và email không?
• Nó có bao gồm các bản cập nhật miễn phí và các bản phát hành tính năng không?
• Các bản nâng cấp phần mềm được phát hành bao lâu một lần?

Hầu hết các chủ nhà hàng sẽ đồng ý rằng nên trả nhiều hơn một chút mỗi tháng để đảm bảo rằng:

1) Bạn và nhân viên của bạn có thể nhận được hỗ trợ khi bạn cần.

2) Bạn sẽ luôn có sẵn phần mềm cập nhật nhất.

Các hệ thống tại chỗ cũ thường tính phí rất ít cho phần mềm và chiết khấu đáng kể giá niêm yết để bán được hàng. Điều này là do đăng ký hàng tháng thường không bao gồm các bản cập nhật phần mềm, bản phát hành tính năng hoặc hỗ trợ thường xuyên (chưa nói đến hỗ trợ 24/7/365). Các bản cập nhật phần mềm cũ đôi khi cũng có thể yêu cầu tắt toàn bộ hệ thống.

Dưới đây là số tiền bạn có thể mong đợi phần mềm hệ thống POS sẽ có giá:

• Khoảng 1.5 triệu cho mỗi thiết bị, mỗi tháng.
• Khoảng 500 nghìn đồng / tháng cho phần mềm KDS.

2.3. Các tính năng POS bổ sung

Mục đích cơ bản của hệ thống POS nhà hàng là tạo điều kiện thuận lợi cho việc đặt hàng và chấp nhận thanh toán từ khách hàng. Nhưng hầu hết (nếu không phải tất cả) chủ nhà hàng đang tìm cách đầu tư vào một hệ thống còn hơn thế nữa.

Trong thời kì dịch bệnh, đặt online là công cụ thu hút khách hàng đến với bạn

Tham khảo: Công nghệ không dây thời kì dịch bệnh

Theo một cách nào đó, điều này tương tự như mục đích đằng sau nhà hàng: Chức năng cơ bản của nhà hàng là cung cấp thức ăn cho mọi người, nhưng bạn và nhân viên của bạn còn làm được nhiều hơn thế bằng cách tạo ra những trải nghiệm ăn uống thú vị, đáng nhớ.

Các hệ thống POS nhà hàng hiện đại tốt nhất cung cấp cho khách hàng các tính năng bổ sung cho phép bạn đưa mọi thứ lên một tầm cao mới. Chúng có thể bao gồm:

• Tạo điều kiện đặt hàng trực tuyến
• Lưu trữ chương trình thẻ quà tặng
• Lưu trữ chương trình phần thưởng / khách hàng thân thiết
• Ủy quyền trước thẻ tín dụng
• Theo dõi và quản lý hàng tồn kho
• Giải pháp quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
• Tích hợp với các nhà cung cấp phần mềm khác
• Chế độ ngoại tuyến (Offline)

Dưới đây là số tiền bạn có thể mong đợi các tính năng bổ sung của hệ thống POS:

• Khoảng 1 triệu / tháng cho mỗi thẻ quà tặng, hỗ trợ đặt hàng trực tuyến và theo dõi hàng tồn kho.
• 500 nghìn / tháng để lưu trữ chương trình khách hàng thân thiết / phần thưởng.
• Gần 500 nghìn / tháng để có quyền truy cập vào các tích hợp của bên thứ ba thông qua API.

3. Chi phí đào tạo và lắp đặt hệ thống POS nhà hàng là bao nhiêu?

Bạn đã chọn một hệ thống POS nhà hàng và bạn đã sẵn sàng để bắt đầu và vận hành. Sau đó, bạn chợt nhớ ra: Ai sẽ cài đặt hệ thống? Tôi? Nhà cung cấp của tôi? Ai sẽ dạy cho nhân viên của tôi và tôi cách sử dụng nó?

Không phải tất cả các nhà cung cấp POS đều cung cấp dịch vụ cài đặt và đào tạo. Nếu bạn đi với một nhà cung cấp POS nhà hàng không cung cấp cài đặt và đào tạo, bạn sẽ phải vừa lắp đặt vừa đào tạo nhân viên của mình. Việc này có thể mất vài ngày đến vài tuần để hoàn thành.

Khi bạn so sánh chi phí cài đặt và đào tạo, điều quan trọng là phải xem chính xác những gì được bao gồm trong các dịch vụ đó. Dưới đây là một số câu hỏi cần xem xét:

• Có giới hạn thời gian về thời gian công ty sẽ dành để cài đặt hệ thống và đào tạo nhân viên không?
• Chi phí bao nhiêu nếu cần thêm thời gian?
• Liệu người bán hàng có thực sự đến nhà hàng để hoàn thành những công việc này không? Hay bạn sẽ phải sử dụng tài liệu trực tuyến và hỗ trợ qua điện thoại để cài đặt và học cách sử dụng toàn bộ hệ thống?
• Nhà cung cấp POS có xây dựng toàn bộ thực đơn cho nhà hàng của tôi, hoàn chỉnh với tất cả các nhóm thực đơn, các món và bổ sung mà bạn cung cấp không?

Trả thêm tiền cho việc cài đặt chuyên nghiệp và đào tạo thực hành, trực tiếp thường đáng giá đối với các chủ nhà hàng, những người quan tâm đến quá trình chuyển đổi liền mạch và đảm bảo rằng hệ thống được thiết lập chính xác ngay từ đầu.

Dưới đây là chi phí tham khảo để lắp đặt và đào tạo hệ thống POS nhà hàng:

• 100 nghìn / giờ cho cài đặt từ xa (hỗ trợ cung cấp hướng dẫn thiết lập kỹ thuật số).
• Gần 500 nghìn / giờ để cài đặt tại chỗ (hỗ trợ đến nhà hàng của bạn để thực hiện cài đặt tận nơi).
• Khoảng 8 triệu cho bản dựng menu đầy đủ trong POS.

4. Chi phí hệ thống POS nhà hàng ảnh hưởng đến quyết định của bạn ra sao?

Hệ thống POS nhà hàng là một khoản đầu tư kinh doanh quan trọng và điều quan trọng là phải đối xử với nó như vậy.

Chọn hệ thống dựa trên giá trị mà nó sẽ thêm vào nhà hàng của bạn. Nếu chất lượng của phần mềm, hỗ trợ và dịch vụ chứng minh được bản thân nó là một khoản đầu tư - không chỉ là một khoản chi phí kinh doanh bổ sung - thì nó sẽ xứng đáng.

Mục tiêu cuối cùng của bạn phải là tìm ra hệ thống và nhà cung cấp sẽ giúp bạn cải thiện và củng cố hoạt động của mình, thu hút và phục vụ nhiều khách hơn, đồng thời cải thiện trải nghiệm ăn uống của mọi khách hàng.

Nguồn: ToastTab

Tham khảo:

Những thiết bị cần thiết cho một siêu thị

Giá của một hệ thống POS nhà thuốc là bao nhiêu?

Bạn cần bao nhiêu cho một hệ thống POS tạp hóa?

Một hệ thống POS quán cà phê giá bao nhiêu?