3 mô hình lập kế hoạch hàng tồn kho cần biết

Nhiều người nói rằng mọi thứ đều tốt nhất nếu ở mức độ vừa phải. Điều này đặc biệt đúng khi nói đến kho hàng tồn kho. Không nên quá nhiều hoặc quá ít vì nó có thể ảnh hưởng lớn đến doanh số bán hàng và lợi nhuận của bạn. Đây là các mô hình có thể giúp bạn lập kế hoạch và quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Hàng tồn kho và các model cần biết trong quản lý kho

1. Tại sao cần phải có kế hoạch quản lý hàng tồn kho?

Các công ty cung cấp nguồn, sản xuất và chế tạo nguyên liệu thô phải phân tích nhu cầu, quyết định đặt hàng khi nào và số lượng bao nhiêu. Đây được gọi là lập kế hoạch hàng tồn kho. Lập kế hoạch hàng tồn kho hiệu quả tăng cường nỗ lực của công ty trong việc dự báo nhu cầu đồng thời giảm thiểu chi phí. Nó cũng làm giảm lượng hàng tồn kho được lưu trữ (và do đó, chi phí lưu kho) và tận dụng tốt nhất không gian, thời gian và thiết bị của nhà sản xuất.

Chưa kể đến việc có kế hoạch giúp bạn xác định được các thiết bị cần mua như máy scan barcode, máy in tem nhãn decal, vv..

Người bán giao dịch với hàng hóa đã hoàn thành một phần (được gọi là sản phẩm dở dang hoặc WIP), hàng hóa đã hoàn thành và / hoặc hàng hóa đang vận chuyển đến kho hàng hoặc khách hàng (hoặc GIT) phải tập trung vào việc xem xét và theo dõi hàng tồn kho.

Có lẽ bạn đang nghĩ… với tất cả công việc này, vậy tại sao tôi phải lưu trữ hàng trong kho?

Dưới đây là 3 nguyên nhân chính.

2. Ba lý do để bạn nên lưu trữ hàng tồn kho

2.1. Mục đích giao dịch

Động cơ giao dịch: Tính kinh tế theo quy mô. Mua nguyên liệu thô với số lượng lớn hơn và giữ hàng tồn kho đó được biết là rẻ hơn so với mua với số lượng nhỏ hơn. Sản xuất lớn làm giảm chi phí trên một đơn vị.

Hàng tồn kho cũng tạo điều kiện cho các nhà sản xuất chuyên môn hóa các sản phẩm mà họ tạo ra. Sau đó, các thành phẩm có thể được lưu trữ trong nhà kho và thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng.

2.2. Phòng tránh thiếu hụt

Không gian tồn kho được sử dụng như một biện pháp bảo vệ chống lại những bất trắc khi có nhu cầu. Lý do chính là để ngăn việc hết hàng. Động thái này cũng đáp ứng nhu cầu theo chu kỳ, theo mùa và tăng đột biến. Các công ty tích trữ nguyên liệu thô và giữ hàng tồn kho để tăng sản lượng và cung cấp gấp rút cung ứng ra thị trường để đáp ứng nhu cầu nếu nó tăng lên.

2.3. Đầu cơ tích trữ

Các nhà quản lý phòng ngừa việc tăng giá nguyên vật liệu hoặc nhân công, và phải xem xét sự đánh đổi giữa chi phí tồn kho và lợi ích. Nguyên lý tồn kho cũng được sử dụng như một bộ đệm trong các giao diện chuỗi cung ứng quan trọng, bao gồm:

• Nhà cung cấp-mua sắm hoặc mua hàng
• Thu mua-sản xuất
• Tiếp thị sản xuất
• Tiếp thị-phân phối
• Trung gian phân phối
• Người tiêu dùng trung gian / người dùng

Để đạt được các mục đích trên, thì có những mô hình để bạn áp dụng cũng như triển khai. Phần sau sẽ đi về 3 mô hình này.

3. Các mô hình quản lý tồn kho thông dụng

3.1. Mô hình lập kế hoạch hàng tồn kho cho các công ty nguyên vật liệu thô

Hầu hết các doanh nghiệp thương mại điện tử thành công và các nhà điều hành bán lẻ đều có mong muốn tránh hết hàng. Sử dụng mô hình tồn kho xác định - như mô hình Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ - Economic Order Quantity) - sẽ giúp bạn tính toán số lượng đặt hàng tối ưu để giảm thiểu chi phí tồn kho (và tránh khía cạnh đáng sợ nhất của thương mại điện tử - hết hàng).

EOQ là công thức tính toán số lượng mặt hàng tiết kiệm nhất mà doanh nghiệp nên đặt hàng để giảm thiểu chi phí và tối đa hóa giá trị khi dự trữ lại hàng tồn kho. Công thức như sau:

D là số lượng nhu cầu hàng năm, C là chi phí bảo trì hàng tồn, S là phí tổn tính trên từng đơn đặt hàng.

Ví dụ cụ thể như sau: ACME Inc. sản xuất mỹ phẩm để bán cho các nhà bán buôn. Một trong những nguyên liệu thô mà họ mua là hydrosol hoa oải hương, được mua với giá 22,50 USD / tấn. Dự báo của ACME Inc. cho thấy nhu cầu ước tính là 5.75.000 tấn hydrosol hoa oải hương cho năm tới. Tổng chi phí ghi sổ hàng năm cho vật liệu này là 40% cho chi phí mua lại và chi phí đặt hàng là 595 đô la. Số lượng đặt hàng tiết kiệm nhất là gì?

Từ ví dụ trên, t có số liệu như sau:

D = 5,75,000 tấn

C = 0,40 (22,50) = $ 9,00 / Tấn / năm

S = $ 595 / Đơn đặt hàng

Áp dụng công thức ta có PM = 27,573,135 tấn mỗi đơn đặt hàng

Điều này có nghĩa là nếu bạn đặt hàng 27.573 tấn hoa oải hương hydrosol tồn kho, mỗi khi bạn đặt hàng, bạn sẽ giảm thiểu chi phí tồn kho - cả chi phí đặt hàng và vận chuyển.

Tuy nhiên, mô hình EOQ giả định nhu cầu liên tục (ổn định) của một sản phẩm và sự sẵn có ngay lập tức của các mặt hàng cần được bổ sung. Nó không tính đến những biến động theo mùa hoặc kinh tế. Nó giả định chi phí cố định của các đơn vị hàng tồn kho, phí đặt hàng và phí giữ hàng. Không được phép tồn kho.

Mô hình kiểm kê này yêu cầu giám sát liên tục mức tồn kho. Hiệu quả của mô hình EOQ cơ bản bị hạn chế nhiều nhất bởi giả định kinh doanh một sản phẩm, và công thức không cho phép tương tác giữa các sản phẩm.

Hơn nữa, EOQ giả định một đường chân trời lập kế hoạch vô hạn và không có giới hạn về vốn sẵn có.

3.2. Mô hình xem xét hàng tồn kho cho các công ty hàng hóa từng phần hoặc thành phẩm

Kế toán kinh doanh chính xác cũng yêu cầu kiểm kê hàng tồn kho. Hai phương pháp cho phép bạn xem xét khoảng không quảng cáo của mình trên hai khung thời gian khác nhau:

3.2.1. Kiểm kê liên tục

Hệ thống kiểm kê liên tục (hoặc vĩnh viễn) theo dõi liên tục số lượng; ngay khi chúng xuống dưới mức giới hạn (được gọi là điểm đặt hàng lại), người quản lý sẽ đặt hàng cho một số lượng xác định trước được tính toán để giữ cho chi phí tồn kho ở mức thấp.

Ưu điểm:

• Biết lượng hàng của bạn trong thời gian thực.
• Hệ thống tập trung giúp việc theo dõi hàng tồn kho ở nhiều địa điểm dễ dàng hơn.
• Cho phép quản lý kiểm soát hàng tồn kho trực tiếp hơn.
• Dễ dàng hơn để xem nếu một sản phẩm còn trong kho.

Nhược điểm:

• Hệ thống này không thể được bảo trì theo cách thủ công. Một doanh nghiệp phải cài đặt thiết bị hoặc phần mềm chuyên dụng, dẫn đến chi phí cao hơn.
• Hàng tồn kho được ghi lại có thể không phản ánh hàng tồn kho thực tế.
• Độ phức tạp cao hơn, đòi hỏi các công ty phải đào tạo nhân viên về hệ thống hoặc phần mềm được sử dụng.
• Tốn thời gian vì mỗi giao dịch phải được ghi lại ngay lập tức.

3.2.2. Kiểm tra định kì

Hệ thống kiểm kê định kỳ sử dụng một phương pháp rất đơn giản: đếm những thứ có trong cửa hàng hoặc kho bằng tay. Sử dụng hệ thống này, lượng hàng tồn kho được đánh giá định kỳ (tức là hàng tuần hoặc hàng tháng hoặc một số khoảng thời gian cố định khác). Số lượng đặt hàng sau đó được xác định dựa trên số lượng có sẵn và nhu cầu dự kiến. Do đó, tất cả các đơn đặt hàng được đặt trong một đợt mỗi kỳ.

Trong mô hình này thì có công thức như sau:

Giá vốn hàng bán = Giá trị hàng tồn kho đầu kì + Các khoản mua hàng tồn kho mới trong kì - Giá trị hàng tồn kho cuối kì

Các kiểm tra hàng hóa thì đơn giản là bằng các thiết bị kiểm kho cầm tay. Đếm, đồng thời kiểm tra tình trạng để có số liệu chính xác.

Ưu điểm:

• Cho phép bạn bắt đầu mà không cần chuẩn bị kỹ lưỡng và bạn có thể đặt khoảng thời gian (khung thời gian) được đo để phù hợp với nhu cầu của công ty bạn.
• Nó đơn giản hơn để sử dụng, miễn là công ty của bạn có quy mô nhỏ.

Nhược điểm:

• Sự phức tạp trong việc giữ một số tài khoản khác nhau theo dõi doanh thu, giá vốn hàng bán, mua hàng và các thông tin quan trọng khác.
• Các vấn đề như trộm cắp sản phẩm có thể khó nhận thấy trong hệ thống kiểm kê định kỳ, dẫn đến tổn thất doanh thu tiềm ẩn.

4. Vậy tôi làm tất cả các việc này bằng tay?

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, ba mô hình này có vẻ khó khăn. Hãy tưởng tượng tính toán công thức EOQ ở trên theo cách thủ công! Hoặc trả tiền cho một công ty kiểm kê chuyên nghiệp đến để kiểm đếm hàng tồn kho của bạn theo cách thủ công.

Việc lập kế hoạch và quản lý hàng tồn kho tốt nằm ở việc bạn hiểu bạn có trong tay kho hàng nào, hàng ở đâu trong (các) kho hàng của bạn và cách hàng hóa đó ra vào. Nên hãy cân nhắc mua về các công cụ hỗ trợ cho bạn về việc này. Với chúng bạn có thể:

• Thu được dòng tiền tốt hơn bằng cách có tầm nhìn rõ ràng về chi phí nguyên vật liệu, sản phẩm quay vòng nhanh hoặc thừa / lỗi thời.
• Đạt được biên lợi nhuận lớn hơn bằng cách có một nguồn trung thực duy nhất đằng sau chi phí, nhu cầu của khách hàng, chuyển đổi, luồng dữ liệu đa dạng trên nhiều kênh.

Liên hệ tới những công ty có bán về dịch vụ này như Radiant Global Việt Nam để được hỗ trợ, cũng như các thiết bị sản phẩm đi kèm.