Khi nào nên tận dụng giải pháp quét mã vạch để cải thiện kho hàng?

Là một chủ doanh nghiệp, một số hoạt động kinh doanh quan trọng nhất cần phải suy nghĩ và xử lý là hoạt động kho hàng. Kho hàng và kho sản phẩm của bạn là một phần cực kỳ quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bạn và cách nó được vận hành vì chúng liên quan mật thiết đến sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả kinh doanh.

Bất kể bạn quản lý loại hình kinh doanh nào, nếu bạn đang bán sản phẩm cho người tiêu dùng, rất có thể bạn có một kho hàng để theo dõi và quản lý, cũng như một nhà kho chứa mọi thứ. Một cách để quản lý tốt hàng tồn kho là quản lý kho hàng của bạn, để các hoạt động của bạn diễn ra suôn sẻ khi vận chuyển, nhận và lưu trữ sản phẩm.

Tất nhiên, khi bạn có một lượng hàng tồn kho lớn, việc sắp xếp nhà kho của bạn có thể hơi khó khăn với quá nhiều mặt hàng cần theo dõi. Với suy nghĩ này, bạn sẽ muốn xem xét một giải pháp quét mã vạch cho các hoạt động kho hàng của mình.

Bài đăng này sẽ chỉ cho bạn khi nào cần tận dụng giải pháp quét mã vạch để bạn có thể cải thiện hoạt động kho hàng của mình. Khi hoạt động kho hàng của bạn chặt chẽ hơn, đáng tin cậy hơn và chính xác hơn, điều đó thực sự có thể tạo ra tác động tích cực đến sự thành công và tăng trưởng của doanh nghiệp bạn.

Những dấu hiệu cần giải pháp quét mã vạch kho hàng

Làm thế nào để bạn biết khi nào đã đến lúc tận dụng giải pháp quét mã vạch? Có một vài dấu hiệu sẽ phát sinh trong các hoạt động kiêm kê kho hàng hàng ngày có thể khiến bạn biết.

Nếu bạn bắt đầu thấy một hoặc nhiều dấu hiệu sau trong kho hàng và kho hàng, bạn nên xem xét triển khai giải pháp máy quét mã vạch Datalogic hay AIDA để giúp cải thiện hoạt động của nó:

1. Khi các sản phẩm hay mục bị thiếu

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, hàng tồn kho của bạn cũng sẽ theo. Điều này có nghĩa là mọi thứ có thể bị mất nếu bạn không có sẵn một hệ thống theo dõi đáng tin cậy. Theo dõi các mục của bạn có thể khó khăn, đặc biệt là khi một mục được chuyển đến một vị trí khác mà hành động đó không được ghi lại. Khi các mặt hàng bị mất hoặc thất lạc, nó có thể dẫn đến các lô hàng bị hỏng cho khách hàng. Điều này có thể khiến bạn mất tiền và tăng doanh thu.

2. Sản phẩm tồn kho bị ít dần đi

Điều quan trọng là phải chỉ ra rằng hàng tồn kho của bạn không bị "co lại" theo nghĩa truyền thống. Thay vào đó, sự co lại này xảy ra khi các sản phẩm bị mất giữa điểm sản xuất và mua từ nhà cung cấp của bạn và điểm bán. Khi sự co rút các mặt hàng xảy ra, nó có thể khiến doanh nghiệp của bạn thiệt hại hàng tấn tiền, một đòn khó có thể phục hồi cho dù quy mô doanh nghiệp của bạn là bao nhiêu.

Sự việc này có thể bắt nguồn từ:

• Lỗi quản trị
• Trộm cắp của nhân viên
• Tội phạm có tổ chức trong chuỗi cung ứng bán lẻ
• Nhân viên hoặc nhà cung cấp gian lận

3. Thường xuyên xảy ra tình trạng thiếu hụt và hết hàng

Thiếu hụt và hết hàng là một phần tự nhiên của hoạt động kinh doanh, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển với tốc độ nhanh chóng. Nhưng nếu bạn thấy chúng xảy ra thường xuyên hơn không, có thể đã đến lúc tận dụng công nghệ trong hoạt động kho hàng của bạn bằng cách triển khai các giải pháp máy quét mã vạch Zebra hay Denso.

4. Tỷ lệ tốc độ và độ chính xác giảm

Nếu kho hàng của bạn hoạt động theo hệ thống giấy, bạn phải phụ thuộc nhiều vào máy in, nhân viên, vị trí sản phẩm, đếm và nhập dữ liệu thủ công. Hệ thống giấy đặt quá nhiều vào nhân viên, điều này làm tăng nguy cơ mắc lỗi của con người lên khá nhiều. Hơn nữa, khi bạn làm việc với hệ thống giấy, bạn có nguy cơ mất tốc độ và tốc độ chính xác, điều này có thể dẫn đến các vấn đề lớn hơn.

Nếu bạn nhận thấy hoạt động của nhà kho ngày càng chậm chạp và thiếu chính xác, đó là một dấu hiệu rõ ràng mọi thứ cần phải thay đổi. Và một máy đọc mã vạch Honeywell hoặc Syble có thể giúp bạn chuyện đó.

5. Chi phí lao động tăng

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn cũng cần có nguồn lao động đáng tin cậy. Nếu bạn chọn thuê thêm nhân viên để làm một số công việc theo cách thủ công (tức là nhập dữ liệu), bạn sẽ phải trả một khoản tiền khá lớn.

Tất nhiên, có một số công việc tốt nhất nên để cho bàn tay con người, nhưng việc nhập dữ liệu - một phần phổ biến và quan trọng của quản lý hàng tồn kho - rất dễ xảy ra lỗi do con người. Điều này là do lượng thời gian nhập dữ liệu, tài nguyên được sử dụng (như bảng tính hoặc bút và giấy) và tầm quan trọng của việc theo dõi sản phẩm. Cho phép chi phí lao động tăng lên trong kịch bản này thực sự không phải là một ý tưởng thông minh vì quá nhiều điều có thể xảy ra.

Tuy nhiên, khi bạn tự động hóa việc nhập dữ liệu, bạn sẽ tiết kiệm tiền, cải thiện độ chính xác và hiếm khi phải lo lắng về những sai sót có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp của bạn. Một thiết bị kiểm kho có thể cho 1 người sức làm việc của cả chục, thì đó là sự đầu tư đúng đắn về mặt lâu dài.

6. Không có khả năng hiển thị thời gian thực

Người quản lý doanh nghiệp phải luôn nắm rõ thông tin về một số dữ liệu hoạt động kho như:

• Chi phí tồn kho thực sự
• Nguồn lực (như lao động con người, thời gian, v.v.)
• Cập nhật hàng tồn kho chính xác
• Ước tính chính xác về thời gian giao hàng.

Nếu không có khả năng này, hoạt động kinh doanh của bạn có thể bị ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng. Công nghệ vận hành kho hàng có thể khắc phục điều này và cung cấp cập nhật theo thời gian thực của tất cả thông tin quan trọng này và hơn thế nữa.

Đó là những lý do mà bạn nên cân nhắc sử dụng máy quét mã vạch để kiểm kho khi đúng thời điểm. Một đầu tư có vẻ đắt đỏ trong thời gian đầu, lại có hiệu quả và tiết kiệm chi phí về sau. Hoạt động kiểm kho tốt sẽ đảm bảo sự vận hành mặt trước cửa hàng hay toàn bộ chuỗi cung ứng.

Tham khảo:

Triển khai hệ thống mã vạch cho quy trình kiểm kê kho

Máy quét mã vạch tốt nhất cho kho hàng của bạn là gì?

Quản lý kho với Google Sheets