Quản lý kho với hệ thống máy quét mã vạch trong Google Sheets

Quên phần mềm kiểm kê đắt tiền đi. Chúng có thể hữu dụng nếu bạn cần quản lý những kho hàng siêu lớn mà những biện pháp đơn giản không thể làm. Một vấn đề nữa là chúng hoàn toàn không hề rẻ một chút nào. Hoàn toàn không cần đầu tư thời gian và tiền bạc vào một hệ thống phức tạp để quản lý kho với hệ thống máy quét mã vạch công nghiệp. Thay vào đó, hãy sử dụng sản phẩm mà bạn và nhóm của bạn quen thuộc nhất: Google bảng tính.

Google sheets hỗ kết nối các mục đăng ký và trả phòng của bạn, cập nhật lượng hàng trong kho của bạn trong bảng điều khiển và có thể kết nối bất kỳ máy quét mã vạch nào để hoàn thiện hệ thống tự động. Dưới đây là cách bạn quản lý kho chỉ với hệ thống máy quét mã vạch tính tiền và Google Trang Tính.

Kiểm kê kho bằng máy quét mã vạch

Việc thiết lập hệ thống rất dễ dàng. Có một số cách bạn có thể tạo mẫu để tự động quản lý các mặt hàng đăng ký và trả phòng của bạn ngay trong một trang tổng quan.

Trên hết, bạn có thể bao gồm một máy quét mã vạch Denso hay Zebra công nghiệp vào mẫu. Bằng cách này, bạn có một cách hoàn toàn tự động và dễ dàng để theo dõi lượng cổ phiếu trong công ty của mình. Làm theo các bước dưới đây để dễ dàng thiết lập nó.

1. Chuẩn bị file Google Sheets

Khi bạn cài đặt mẫu quản lý kho, ba tệp Google Trang tính riêng biệt sẽ được lưu vào Google Drive của bạn. Bạn nên có những tab sau trong Google Sheets của mình:

• Một bảng tính kiểm tra trong đó cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm ghi lại những mặt hàng nào được nhập vào công ty. Ví dụ: dữ liệu này có thể bao gồm các giao hàng mới hoặc các mặt hàng bị trả lại.
• Bảng tính thanh toán trong đó cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm đăng ký các mặt hàng rời khỏi kho. Điều này có thể bao gồm các mặt hàng đã bán, vật liệu được sử dụng trong sản xuất hoặc các sản phẩm được gửi đến các bộ phận khác.
• Một trang tổng thể quản lý hàng tồn kho cho người quản lý. Tệp này chứa các trang tổng quan tự động với tổng quan về lượng hàng hiện tại. Dữ liệu chảy vào tệp này từ bảng tính đăng ký và trả hàng. Dĩ nhiên cách để thêm thông tin vào là dùng barcode scanner để quét sản phẩn trong kho rồi.

Nếu bạn có khả năng lập trình hay ngôn ngữ bảng tính chắc chắn, thì có thể tự làm file cho mình. Bạn cũng có thể mua từ các nhà cung cấp mẫu trang tính Google cho kiểm kho như SheetGo.

Sau khi bạn có bảng tính, hãy bắt đầu sử dụng nó bằng cách điền vào các mục đăng ký và trả phòng của bạn. Bảng tính tự động tính toán các mặt hàng còn hàng, tồn kho quá mức, các mặt hàng đã bán hết và các mặt hàng phổ biến nhất trong trang tổng quan.

2. Thêm dữ liệu vào bảng tính sử dụng máy đọc barcode

Bước hai, kết nối hàng tồn kho của bạn với máy quét mã vạch. Có rất nhiều công cụ trực tuyến có sẵn tự động cập nhật mã vạch sản phẩm của bạn thành một trang tính. Bạn có thể dùng ứng dụng nào kết hợp tốt nhất với Windows như BarTender hay các phần mềm quản lý mã vạch khác.

Về phần máy quét mã vạch cho kho bãi thì bạn có thể tham khảo một số mẫu bền bỉ khác nhau như:

• Máy đọc mã vạch Zebra LI3608-ER/3678-ER
• Datalogic Powerscan PBT9500
• Denso AT30Q

Nếu bạn sử dụng điện thoại của mình cho công tác này, thì chỉ cần tải xuống ứng dụng máy quét mã vạch trên điện thoại của bạn để quét nhanh mã vạch sản phẩm và tải chúng tự động lên bảng kiểm kê của bạn. Ví dụ: sử dụng ứng dụng Quét sang Trang tính.

Tham khảo: Máy đọc mã vạch kho hàng phù hợp cho bạn là như thế nào?

3. Điều chỉnh bản tính cho phù hợp với công tác

Cuối cùng, điều chỉnh mẫu hàng tồn kho của bạn để cập nhật việc nhận và trả phòng tự động dựa trên các mục bạn quét vào và ra. Vì có thể quy mô của bạn sẽ thay đổi theo thời gian. Nên việc điều chỉnh bảng tính là điều không thể tránh khỏi. Từ đó mới có thể đảm bao quy trình hoạt động xuyên suốt và đạt hiệu quả cao.

Các thao tác như gia hạn, tự động hóa quy trình và nâng câp, bạn đều có thể thực hiện trực tiếp trên Google Sheets hoặc nhờ cậy các công ty bán thiết bị và giải pháp tự động hóa.

Đó là các bạn có thể quản lý kho bãi với chỉ các máy quét mã vạch và Google Sheets. Nếu thiết lập được, thì hầu hết các thiết bị nào có thể quét được cũng có thể phục vụ trong công tác này, kể cả các loại máy kiểm kho di động.