Kiểm kê mã vạch: Cách triển khai hệ thống mã vạch cho kiểm kê kho

Trong thời gian một người bình thường phải nhập thủ công một vài chữ cái hoặc số, bạn có thể quét một mã vạch chứa nhiều ký tự cùng một lúc. Điều đó có nghĩa là mã vạch khoảng không quảng cáo của bạn sẽ giúp quản lý hàng tồn kho nhanh hơn và dễ dàng hơn nhiều. “Vậy tại sao không thử triển khai hệ thống mã vạch?” – Bạn có thể nghĩ thế. Nhưng việc áp dụng điều này cũng không phải là đơn giản. Bài này sẽ hướng dẫn chi tiết cách để bạn áp dụng hệ thống này vào kiểm kê kho.

6 bước thiết lập hệ thống mã vạch cho hàng tồn kho

Khi bạn đã quyết định rằng bạn cần một hệ thống mã vạch, đã đến lúc bắt đầu thực sự triển khai nó. Các bước này sẽ giúp bạn thiết lập hệ thống theo cách hoạt động tốt nhất với thao tác kiểm kê kho sử dụng máy quét mã vạch 1D hoặc 2D của doanh nghiệp.

1. Xác định tất cả SKU và các biến thể của nó

SKU ở đây là đơn vị kiểm kê kho (Stock Keeping Unit). Một kho cần đến các đơn vị được lưu trữ trong nó. Từ đó mới có thể đếm và báo cáo số lượng cần thiết.

Bắt đầu bằng cách lập danh sách tất cả các mặt hàng trong kho của bạn. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhập từng số SKU và các biến thể vào cơ sở dữ liệu. Với mỗi đơn vị, bạn có thể muốn bao gồm một số hoặc tất cả các thông tin sau: 

• Số đo mục
• Chi phí mua hàng
• Thông tin nhà cung cấp
• Số lượng tối thiểu bạn cần trong kho của mình
• Mô tả vật lý của mặt hàng

Các thông tin này có thể giúp bạn sắp xếp kho bãi, đặc biệt nếu bạn có nhiều mặt hàng giống nhau.

Tips nhỏ: Bạn có thể nhập các thông tin đó vào một trang tính. Bằng cách đó, bạn có thể dễ dàng phân loại các mục mà không cần phải xử cả tấn giấy.

2. Chọn một hệ thống phần mềm mã vạch

Khi bạn đã có một danh mục hoàn chỉnh về hàng tồn kho hiện có của mình, bạn sẽ muốn chọn một hệ thống phần mềm để tạo mã vạch của mình. Một số hệ thống phần mềm mã vạch phổ biến bao gồm:

• Finale Inventory
• Fishbowl
• QuickBooks
• Clear Spider
• BarTender

Một số hệ thống CMMS (quản lý bảo trì máy tính) cũng có thể được sử dụng để tạo mã vạch cho các mặt hàng. Nếu bạn đang nghiên cứu mã vạch hàng tồn kho cho MRO (maintenance, repair and operations), thì cũng có thể tham khảo qua chúng. Dù sao, hệ thống bạn chọn phải phù hợp với quy mô và yêu cầu của công ty bạn.

3. Xác định mã vạch của bạn

Với hệ thống phần mềm đã sẵn sàng, đã đến lúc xác định loại mã vạch bạn sẽ muốn sử dụng. Một số loại mã vạch phổ biến nhất là:

• Numeric (số): thường được sử dụng trong các cơ sở bán lẻ, kho bãi và công nghiệp
• Alpha-numeric (chữ và số): được sử dụng ở mọi nơi từ kệ hàng tạp hóa, nhà máy ô tô cho đến quân đội
• Mã vạch 2D: Bao gồm mã QR có khả năng chứa hơn 7.000 ký tự trong một mã

Mã bạn chọn cuối cùng sẽ phụ thuộc vào lượng thông tin bạn muốn mã vào mặt hàng. Mã UPC dạng số có thể đủ cho các khoảng không quảng cáo nhỏ hơn, nơi bạn chỉ cần theo dõi thông tin sản phẩm và nhà sản xuất, trong khi mã QR có thể tốt hơn để theo dõi số lượng lớn các mặt hàng khác nhau. Bạn nên chọn dựa theo độ phức tạp và độ lớn của thông tin. Vì việc chọn mã vạch có thể ảnh hưởng đến các thiết bị mã vạch sau này bạn mua như máy kiểm kê hàng hóa.

4. Tạo mã vạch

Khi bạn có một loại mã vạch bạn thích, hãy sử dụng phần mềm của bạn để tạo mã cho từng mặt hàng. Hầu hết các hệ thống phần mềm thực hiện điều này khá đơn giản. Thông thường, bạn sẽ chọn loại mã bạn muốn và sử dụng phần mềm để tự động tạo mã cho từng mặt hàng. Những phần mềm quản lý mã vạch của Seagull như Bartender cũng có khả năng giúp bạn làm điều này.

Nếu bạn định sử dụng mã vạch của mình để nhập kho, bạn cũng sẽ muốn có mã cho các giá để cho phép bạn theo dõi vị trí hàng tồn kho.

5. Cập nhật hệ thống quản lý hàng tồn với mã vạch đã tạo

Nếu bạn đang sử dụng CMMS và phần mềm tạo mã tách rời nhau, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng hệ thống đó được cập nhật với mã vạch mới. Làm như vậy sẽ giúp cho việc quản lý hàng tồn kho trở nên hợp lý hơn nhiều.

Nếu bạn đã sử dụng CMMS để tạo mã vạch thì bước này cũng không cần thiết.  Hệ thống của bạn đã có thông tin đó được lưu trữ với mỗi mục.

6. Đặt mã vạch vào kho của bạn

Cuối cùng, in mã vạch sử dụng máy in tem nhãn để bàn hoặc công nghiệp và đặt chúng trên mỗi mặt hàng. Thông thường, việc này đơn giản như in thẻ và dán thẻ vào, nhưng bạn có thể cần phải thực hiện các biện pháp bổ sung hoặc sử dụng vật liệu đặc biệt cho một số mặt hàng nhất định.

Ví dụ: các mặt hàng gồ ghề với bề mặt không bằng phẳng có thể yêu cầu thẻ mã vạch bằng giấy bạc, trong khi các mặt hàng được sử dụng để làm sạch có thể cần phủ mã để bảo vệ nó.

7. Các thiết bị mã vạch có liên quan

Ở phần 3, chúng tôi đã có đề cập đến chọn mã vạch cũng có ảnh hưởng đến thiết bị đi theo. Sự thật quả nhiên là như thế. Nếu bạn chọn mã vạch 1D như UPC thì sẽ chỉ cần đến một máy quét mã vạch 1D cầm tay hoặc máy kiểm kho 1D thôi. Ngược lại nếu là mã vạch 2D thì phải cần các máy chuyên dụng như máy đọc mã vạch Datalogic 2D hay máy scan Denso hoặc Zebra 2D. Và dĩ nhiên là máy kiểm kê cũng không phải ngoại lệ.

Máy in thì với quy trình kiểm kho phụ thuộc vào quy mô. Nếu cần in nhiều tem nhãn, thì loại máy in cũng từ đó mà thay đổi. Tới cả những vật liệu như giấy in tem và ruy băng truyền nhiệt cũng sẽ từ đó mà gây ra thêm chi phí. Nên hãy chắc chắn với khâu chọn mã vạch và hệ thống của mình.

Đó là 6 bước để bạn thiết lập hệ thống kiểm kê kho của mình với mã vạch. Nếu bạn làm đúng, thì nó có thể là điều tốt làm quy trình của bạn vừa chính xác, vừa tốn ít thời gian cũng như công sức. Nếu kho của bạn thành công, thì bạn lại một bước nữa tiến gần hơn với sự tự động và lợi nhuận lâu dài.