Cách quản lý kho năm 2021 sử dụng thiết bị mã vạch

Mình thấy rằng bạn đang tìm giải pháp để quản lý kho của mình bằng thiết bị mã vạch. Nhưng chúng ta hãy tìm một cái gì đó ra khỏi con đường phía trước. Tôi giả định rằng bạn đang điều hành một doanh nghiệp bán buôn hoặc phân phối điển hình kinh doanh các sản phẩm thực. Trước tiên, bạn cần một hệ thống quản lý hàng tồn kho, thứ hai là một hệ thống in và quét mã vạch. Bạn không nên chọn một hệ thống quản lý hàng tồn kho chỉ dựa trên các tính năng in và quét mã vạch của nó. Hãy xem tại sao.

Ở bài trước mình có nhắc đến việc sử dụng mã vạch vào kiểm kho. Tham khảo nó nếu bạn có nhu cầu thêm.

Cách áp dụng thiết bị mã vạch hệ thống kiểm kho

Trước khi vào cách áp dụng, thì có một số điều bạn cần nắm về kiêm kho như sau:

Hệ thống quản lý hàng tồn kho là một phần mềm tinh vi giúp xử lý lượng hàng tồn kho trong đơn đặt hàng của bạn khi chúng chuyển từ báo giá ban đầu sang thực hiện. Đồng thời, nó cũng quản lý các hồ sơ phụ trợ như khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm, đơn đặt hàng, lô hàng và báo cáo.

Mặt khác, hệ thống in và quét mã vạch là sự kết hợp phần mềm và phần cứng bao gồm phần mềm in mã UPC / EAN hoặc QR cùng với máy in nhiệt và máy quét mã vạch cầm tay. Có nhiều thương hiệu và mô hình máy in và máy quét mã vạch cũng như bàn phím cho máy tính để bàn. Phần mềm thì có BarTender của Seagull là một ví dụ.

1. Đừng nhầm lẫn quản lý kho và hệ thống mã vạch

Chọn một giải pháp in và quét mã vạch không khác gì chọn một máy in laser hoặc máy in phun cho doanh nghiệp của bạn. Chọn một cái phù hợp với bạn hoặc một cái mà bạn có thể có hàng tiêu dùng ổn định và được hỗ trợ tại thị trường địa phương của bạn. Rốt cuộc, những máy in và máy quét này có một chức năng duy nhất và phần cứng sẽ chỉ thực hiện khi cần thiết.

Điều này đưa chúng ta trở lại phần mềm quản lý hàng tồn kho. Nếu doanh nghiệp của bạn kinh doanh các sản phẩm vật lý thì trước tiên bạn nên chọn giải pháp quản lý hàng tồn kho, sau đó thêm giải pháp in và quét mã vạch. Máy quét mã vạch chỉ đơn giản là một thiết bị đầu vào phần cứng như bàn phím Bluetooth hoặc USB. Không hơn không kém.

Sử dụng máy quét mã vạch cầm tay giúp việc đọc mã vạch chính xác hơn nhiều (và thú vị hơn!). Chỉ cần trỏ đường màu đỏ vào mã vạch và sau đó nhấn một nút kích hoạt. Thường có một âm thanh nghe được để xác nhận. Nếu không thể đọc mã vạch vì lý do nào đó, thì cách thay thế khác là nhập một chuỗi số theo cách thủ công bằng bàn phím. Do đó, máy scan barcode đơn giản giúp bạn không phải nhập các số UPC / EAN dài dòng vào các trường sản phẩm.

2. Chọn máy in mã vạch

Trước tiên, hãy xem xét việc chọn hệ thống in mã vạch. Thật dễ dàng bị choáng ngợp bởi sự lựa chọn tuyệt đối và quy mô của các giải pháp in mã vạch hiện có trên thị trường. Lý tưởng nhất là bạn muốn một tổ hợp phần mềm và phần cứng hoạt động tốt với nhau. Thị trường quá rộng lớn, chuyển động nhanh và đa dạng để đưa ra bất kỳ đề xuất nào nhưng chúng tôi có thể đề xuất các thương hiệu phổ biến cần chú ý như máy in tem nhãn Zebra hay máy in mã vạch Toshiba. Sau đó chọn một mô hình phù hợp tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

• Máy in để bàn: Đối với máy in mã vạch nói chung, chúng tôi đề xuất máy in mã vạch để bàn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chúng hoàn hảo để in nhãn vận chuyển, nhãn bán lẻ, nhãn theo dõi tài sản và các lệnh in nhỏ. Như tên cho thấy, máy in để bàn đủ nhỏ để đặt trên một chiếc bàn thông thường trong văn phòng của bạn. Chúng tốt nhất cho các công việc yêu cầu 1.000 nhãn trở xuống mỗi ngày. Những máy in như Zebra ZD420 hay Datamax Ex2 là một trong các ví dụ tốt.

• Máy in tem nhãn công nghiệp: Nếu bạn in hơn 1.000 nhãn mỗi ngày thì bạn cần nâng cấp lên máy in mã vạch công nghiệp. Thành thật mà nói, ít người trong chúng ta sẽ cần chúng ngay bây giờ. Những máy in này lớn hơn nhiều so với người anh em để bàn của chúng và chúng có thể xử lý các công việc in có khối lượng lớn và yêu cầu cao. Chúng có dung lượng phương tiện lớn hơn và có thể in bất kỳ nhãn kích thước nào mà bạn yêu cầu. Những máy in này cũng tự hào có thiết kế công nghiệp chắc chắn phù hợp với môi trường nhà kho và sản xuất. Trong lĩnh vực này, máy in mã vạch Datamax là thương hiệu cần tìm.

• Máy in di động: Cuối cùng, thậm chí còn có máy in mã vạch di động cho những lúc bạn cần in nhãn khi di chuyển, trong nhà hoặc ngoài trời. Chỉ cần tưởng tượng in nhãn cho kho cây thông Giáng sinh của bạn được xếp ngay ngắn ngoài trời trong cái chết của mùa đông. Đây là lúc bạn cần một máy in mã vạch di động. Chúng thường giao tiếp với máy tính để bàn, máy tính xách tay hoặc máy tính bảng bằng USB, Bluetooth hoặc Wi-Fi. Thị trường máy in di động tương đối nhỏ nhưng TSC, Intermec và Datamax-O-Neil đều cung cấp máy in mã vạch di động.

3. Chọn một máy quét mã vạch

Sau khi bạn đặt máy in xuống, bạn cần chọn một máy quét mã vạch cầm tay tiếp theo. Hãy nhớ rằng, máy quét mã vạch chỉ đơn giản là một phương tiện cầm tay để đọc mã vạch và nhập mã đó vào phần mềm quản lý hàng tồn kho của bạn. Một lần nữa, thị trường máy quét mã vạch rất rộng lớn và đa dạng. Bạn có thể tìm thấy tất cả các thương hiệu lớn ở đây: Honeywell, Motorola, Datalogic và Symbol. Một số ví dụ về máy như:

• Datalogic Gryphon GD4100 1D
• Denso AT20B
• Microscan MS-9

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn thường cần một máy quét mã vạch có dây hoặc có dây. Máy quét không dây thuận tiện hơn nhiều như tai nghe không dây vì không có dây để giới hạn phạm vi làm việc của bạn. Nhưng chúng cần được sạc định kỳ hoặc thay pin. Các mô hình Bluetooth thống trị không gian không dây. Các mẫu có dây đáng tin cậy hơn vì chúng không cần nguồn điện riêng nhưng dây vẫn cản trở mọi thứ. Hãy nhớ, chọn bất cứ điều gì phù hợp với bạn, quy trình làm việc và ngân sách của bạn.

4. Chọn phần mềm in mã vạch

Phần mềm mã vạch thực hiện tốt một điều: thiết kế nhãn mã vạch để in thông qua máy in mã vạch của bạn. Bạn in nhãn mã vạch tùy chỉnh bằng dữ liệu bạn đã nhập hoặc tạo từ một chuỗi. Ở đây, Seagull Scientific trông giống như nhà lãnh đạo rõ ràng trong lĩnh vực này.

Bạn có thể đã thấy “phần mềm quản lý hàng tồn kho” được đóng gói với hệ thống quét và in mã vạch trong một gói hấp dẫn. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của mình, các gói này được thiết kế cho các hệ thống theo dõi tài sản hoặc quản lý kho hàng. Chúng không quản lý luồng hàng hóa của bạn thông qua một doanh nghiệp bán buôn hoặc phân phối điển hình. Có 2 loại phần mềm bạn cần chú ý tại kho như sau:

4.1. Hệ thống quản lý tài sản

Chúng là các hệ thống và phần mềm giúp bạn theo dõi các tài sản vật chất được sử dụng bởi doanh nghiệp của bạn. Chúng có thể bao gồm ô tô, máy photocopy, máy tính xách tay, máy tính để bàn, máy in và công cụ. Đây là những thứ không được bán hoặc xử lý thông thường bởi doanh nghiệp của bạn. Tất nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn liên quan đến việc mua và bán ô tô, máy photocopy, v.v., thì chúng được coi là hàng tồn.

Hệ thống theo dõi tài sản sử dụng mã vạch để gắn thẻ từng tài sản và máy quét mã vạch hay máy kiểm kê kho để nhanh chóng nhập chúng vào hệ thống. Vậy bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để quản lý tài sản không? Đúng bạn có thể. Tuy nhiên, nó sẽ là quá mức cần thiết và một hệ thống quản lý hàng tồn kho có thể tỏ ra đắt hơn một hệ thống theo dõi tài sản đơn giản. Và bạn có thể chỉ sử dụng một phần nhỏ các tính năng của phần mềm quản lý hàng tồn kho.

4.2. Hệ thống quản lý kho

Đây là những giải pháp phần mềm chuyên dụng trợ giúp cho hoạt động hàng ngày của các kho hàng và trung tâm phân phối. Các tính năng của chúng có thể bao gồm lập kế hoạch hàng ngày, phân bổ nhân viên, và thậm chí tối ưu hóa việc lưu trữ nguyên vật liệu và hàng hóa bên trong kho. Phần mềm WMS chỉ tập trung vào việc đạt được hiệu quả trong các hoạt động bên trong nhà kho. Chúng không giúp ích cho việc di chuyển chung của hàng hóa thông qua doanh nghiệp của bạn khi bạn thực hiện các đơn đặt hàng bán hàng và nhận đơn đặt hàng.

5. Quy trình đọc mã vạch

Khi bạn đã thiết lập, in và áp dụng tất cả các nhãn mã vạch đẹp của mình, hãy xem cách quét mã vạch hoạt động trong thực tế trong doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể kết hợp quét mã vạch với quy trình làm việc hiệu quả để tiết kiệm thời gian và tránh những sai lầm (con người). Bạn sẽ thấy rằng nó không chỉ là một sự thay thế bàn phím đơn giản để nhập SKU vào phần mềm quản lý hàng tồn kho của mình.

Đó là những quy trình cần biết khi bạn muốn thiết lập các thiết bị mã vạch vào quy trình kiểm kho của mình. Tùy theo nhu cầu và vật tư quản lý mà bạn sẽ quyết định được phần mềm cũng như thiết bị phù hợp nhất. Chọn đúng loại sẽ mang lại lợi ích cũng như hiệu quả lâu dài cho bạn.