6 sai lầm trong kiểm soát hàng tồn kho phổ biến và cách phòng tránh chúng

Sai lầm trong kiểm soát hàng tồn kho có thể mang lại những hậu quả không tưởng. Vào đầu những năm 2000, việc quản lý hàng tồn kho kém đã khiến Nike mất doanh thu trị giá xấp xỉ 100 triệu USD. Sau khi thất bại, giá cổ phiếu của Nike đã giảm 20%, bị ảnh hưởng bởi nhiều vụ kiện tập thể và trở thành hiện thân của những quyết định sai lầm.

May mắn thay, Nike đã có thể phục hồi bằng cách triển khai hệ thống quản lý kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn. Nếu điều này có thể xảy ra với Nike, một trong những công ty lớn nhất thế giới, thì điều đó cũng có thể xảy ra với bạn. Chúng tôi đã tổng hợp 6 sai lầm phổ biến trong kiếm soát hàng tồn kho mà nhiều công ty mắc phải và các giải pháp tiềm năng cho chúng.

Điểm qua các sai lầm trong kiểm soát hàng tồn kho và giải pháp

Không thể dự báo chính xác nhu cầu

Vấn đề của Nike nảy sinh từ một nhu cầu dự báo không chính xác. Các lỗi và lỗi trong phần mềm của nó đã tạo ra dự báo sai mà họ dựa vào đó trong kế hoạch sản xuất. Do đó, họ có ít mặt hàng mà khách hàng yêu cầu và sản xuất quá nhiều mặt hàng không bán được.

Đầu tiên và quan trọng nhất, hệ thống quản lý hàng tồn kho phải gần như không có lỗi. Dự báo nhu cầu rất quan trọng để tạo ra số lượng sản phẩm phù hợp và nếu số liệu không chính xác, bạn sẽ phải gánh chịu, đặc biệt nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp bán hàng quy mô lớn.

Câu trả lời khá đơn giản: bạn phải có một phần mềm theo dõi hàng tồn kho tạo ra dữ liệu chính xác.

Bạn không tự động hóa

Nếu bạn hiện đang theo dõi kho hàng của mình bằng Excel hoặc một quy trình thủ công khác, bạn đang lãng phí thời gian và tiền bạc quý giá bằng cách sửa từng lỗi một hoặc sàng lọc các giấy tờ.

Sai lầm là không thể tránh khỏi. Nghiên cứu chỉ ra rằng ngay cả một nhân viên nhập dữ liệu lành nghề cũng sẽ mắc một lỗi cho mỗi 300 ký tự mà họ nhập.

Loại không chính xác đó có thể gây ra vấn đề lớn nếu kho hàng của bạn bao gồm hàng nghìn hoặc hàng trăm sản phẩm. Các quy trình thủ công không cho phép nhiều người truy cập chúng cùng một lúc và không hoạt động trong thời gian thực.

Ngược lại, một hệ thống tự động cho phép một số nhân viên theo dõi sản phẩm trên một số địa điểm, tất cả trong khi vẫn theo dõi các lô hàng và đơn đặt hàng cho các sản phẩm đó. Bạn có thể khởi điểm bằng các thiết bị thu thập dữ liệu như máy kiểm kho chính hãng.

Nhân viên của bạn không có kỹ năng kiểm soát hàng tồn kho

Không ai có thời gian để dừng hoạt động vì bất cứ lý do gì, đừng bận tâm đến việc đào tạo. Tuy nhiên, để kiểm soát hàng tồn kho phù hợp, bạn cần những nhân viên mà bạn có thể tin tưởng để thực hiện tốt nhiệm vụ.

Trong khi bạn chuẩn bị thiết lập hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt hơn, hãy xem xét những đề xuất này để tránh thất vọng cho nhân viên và bạn.

Thuê nhân viên phù hợp: Doanh nghiệp của bạn có thể có hàng tồn kho trị giá vài trăm nghìn đô la. Bạn có nên tham gia vào dịch vụ của những người quản lý hàng tồn kho có kinh nghiệm hoặc những cá nhân có thành tích vững chắc về hàng tồn kho cho người mới bắt đầu không?

Chú trọng đào tạo ngay từ đầu: Nhiều nhà cung cấp hệ thống quản lý hàng tồn kho sẽ đào tạo nhân viên của bạn tại chỗ. Hãy tận dụng tối đa cơ hội này. Khóa đào tạo thường được điều chỉnh cho phù hợp với doanh nghiệp của bạn và mọi người sẽ được học về các phương pháp hay nhất ngay từ ngày đầu tiên.

Có những người quản lý tốt: Bạn có biết ai là người quản lý hàng tồn kho trong kho của bạn không? Điều quan trọng là có người bạn tin tưởng, người biết và hoàn toàn ủng hộ các mục tiêu chiến lược của bạn. Nếu không, bạn có thể không bao giờ đạt được mục tiêu của mình.

Kiểm tra hàng tồn kho ít thường xuyên hơn

Nhiều công ty tạm dừng hoạt động trong một ngày để kiểm tra hàng tồn kho. Điều này có thể dẫn đến mất lợi nhuận. Điều đó còn tồi tệ hơn nhiều đối với các công ty lớn với nhiều hàng tồn kho; họ có thể bị mất lợi nhuận trong vài tuần.

Đây là một phương pháp lỗi thời và không hiệu quả. Tốt hơn hết bạn nên lập kế hoạch kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên hơn để tránh tạm dừng hoạt động và không bán được hàng.

Trên hết, ngay cả khi bạn nhận thấy sự khác biệt trong khi kiểm tra hàng tồn kho của mình, sẽ khó xác định vấn đề khi bạn có 3 đến 12 tháng để ghi nhớ.

Với hệ thống kiểm soát hàng tồn kho trực tuyến, bạn sẽ không cần phải làm điều đó. Một hệ thống đáng tin cậy sẽ thông báo cho bạn về tình trạng hàng trong thời gian thực.

Ngoài việc ngăn chặn mất lợi nhuận, điều này cũng sẽ cho phép các đại diện bán hàng của công ty – có khả năng hiển thị rõ ràng hơn về mức hàng tồn kho – nói chuyện với khách hàng tiềm năng một cách tự tin và thuyết phục hơn.

Sai lầm trong kiểm soát hàng tồn kho 5 – Kho không được sắp xếp hợp lý

Vô tổ chức là nguyên nhân chính của hiệu quả và năng suất. Có một sự khác biệt lớn giữa nhà kho hoạt động tối ưu và nhà kho chỉ hoạt động hiệu quả.

Quản lý kho hàng thường bị bỏ qua trong chuỗi phân phối và những sai lầm dường như vô hại - như khu vực lưu trữ được dán nhãn không tốt - có thể lãng phí của bạn rất nhiều thời gian.

Thời gian là bản chất của quá trình phân phối. Nếu nhân viên của bạn phải liên tục đi khắp nhà kho để tìm kiếm các mặt hàng được bảo quản không chính xác và dán nhãn kém, thì tổn thất sẽ tích tụ dần và bạn sẽ bị trừng phạt bởi chúng.

Sử dụng hệ thống lưu trữ và ghi nhãn đơn giản, được đánh dấu rõ ràng. Đặt các sản phẩm được yêu cầu nhiều nhất và những sản phẩm được chọn thường xuyên nhất ở các khu vực gần các vịnh bốc hàng. Nó có thể là một hệ thống máy, hoặc đơn thuần chỉ là một máy in mã vạch công nghiệp kết nối với PC.

Thúc đẩy giao tiếp dựa trên dữ liệu hiệu quả giữa các bộ phận để đảm bảo rằng mọi quy trình trong chuỗi phân phối của bạn (từ mua và bán) đều chạy từ một trang, sử dụng dữ liệu chính xác, theo thời gian thực.

Mặc dù không có biện pháp bảo vệ an toàn trước tất cả các vấn đề có thể tấn công hệ thống kiểm soát hàng tồn kho của bạn, nhưng việc tránh ba cạm bẫy chính được đề cập ở trên sẽ đảm bảo rằng bạn chủ động kiểm soát được hàng tồn kho của mình.

Bán nhiều hơn số bạn có trong kho

Nếu bạn đang điều hành một cửa hàng trực tuyến, bạn có thể đã bán được nhiều hàng hơn số hàng trong kho ít nhất một lần.

Khách hàng đã đặt hàng và thậm chí có thể trả tiền cho chúng. Khi đến thời gian giao hàng, bạn sẽ nhận ra rằng mặt hàng cụ thể đó đã hết hàng và sẽ mất một khoảng thời gian để bổ sung lại.

Sau đó, bạn chỉ còn lại nhiệm vụ khó khăn là cho khách hàng biết rằng đơn đặt hàng của họ sẽ bị trì hoãn và phải hoàn lại tiền cho họ trong trường hợp họ không còn muốn sản phẩm nữa.

Điều này sẽ không xảy ra nếu bạn đang sử dụng ứng dụng quản lý hàng tồn kho trực tuyến để theo dõi lượng hàng đến và đi.

Nếu điều này xảy ra một vài lần, những khách hàng thân thiết trước đây của bạn có thể quyết định mua hàng từ một đại lý trực tuyến khác sử dụng giải pháp quản lý hàng tồn kho tốt hơn của bạn. Do đó, khách hàng và doanh thu của bạn sẽ giảm xuống và bạn sẽ phải làm tất cả để khôi phục doanh nghiệp của mình về những ngày huy hoàng.

Kiểm soát hàng tồn kho có thể là một thách thức khá lớn – nhưng có một số điều bạn cần làm để việc này trở nên dễ dàng hơn. Liên hệ ngay với chúng tôi để biết thêm thông tin về các cách tự động hóa và hiện đại hóa việc quản lý hàng tồn kho của bạn.

Nguồn: Idezi

Tham khảo: 4 ý tưởng tối ưu quy trình cung ứng